Hoy en día casi todos los ERP y sistemas contables manejan la opción de exportar a excel, es por esto que en consecuencia muchos de los análisis de cuentas contables se realizan también en excel. Es super poco productivo tener que digitar en softland ( o en cualquier sistema) lo datos ya revisados en excel, por lo cual es muy importante aprender a ocupar la herramienta de captura de datos que posee softland que ademas de permitir capturar transacciones, también permite capturar aperturas y auxiliares de clientes y proveedores. A continuación explicamos los pasos a seguir:
Seleccionar en el Menú procesos\captura de datos la opción transacciones.
Seleccionar el botón estructura de archivo para poder "conocer" el formato que reconoce Softland.
En este paso intentaremos comprender la estructura del archivo y lo exportaremos a excel para poder ordenar la información.
Lo primero es exportar a excel este reporte, para esto como siempre hay que ir al botón que parece sobre 
y luego se deben seleccionar las siguientes opciones:
y listo ya tenemos nuestra estructura en excel...
Ahora podemos como anunciábamos previamente intentar conocer esta estructura para esto debemos ordenar la información en forma horizontal, con el fin de dejar como cabecera de columna la especificaciones de la estructura del archivo para que quede mas claro vamos a copiar y pegar en otra hoja pero trasponiendo los datos... entonces:
2. Luego se debe copiar
3. Pegado especial en un libro nuevo
4. Pegado especial valores y trasponer, para que los datos cambien de dirección en este caso de vertical a horizontal y luego aceptar.
5. Luego de pegar los datos rellenamos de color en este caso amarillo
Con el relleno quedaría...
6. Y ultimo detalle seria inmovilizar columnas en la pestaña vista de excel para no perder de vista nunca la cabecera
entonces la plantilla final seria
7. Ahora intentaremos entender como se cargan los datos. Para esto revisaremos las primeras columnas de la plantilla de importación de transacciones
En este caso las 4 primeras columnas corresponden al plan de cuentas tipo texto con un largo máximo de 18 caracteres, el monto al debe tipo numérico, monto al haber tipo numérico y la descripción o glosa del movimiento de tipo texto con largo máximo de 60 caracteres. Supongamos que se va a importar a softland el registro contable de cobro de cliente en efectivo cuyo registro seria caja (1-1-01-01) a clientes (1-1-04-01), específicamente 10 facturas canceladas todas por $100.000 cada una, el registro seria:
Hacia la derecha hay más información que se debe llenar y que va a depender de la configuración realizada en el plan de cuenta de cada cuenta contable en particular lo cual sera profundizado en un post posterior ya que el objeto de este post era conocer la plantilla de importación de transacciones y que espero se haya cumplido a cabalidad.
Les dejo el siguiente links de descarga del archivo.
https://drive.google.com/open?id=1b9oJEs_c_Kc2HOpjkfXJ7L-GLef-qaqr
Seleccionar en el Menú procesos\captura de datos la opción transacciones.
y luego ...
En este paso intentaremos comprender la estructura del archivo y lo exportaremos a excel para poder ordenar la información.
y luego se deben seleccionar las siguientes opciones:- Seleccionar excel 5 extendido y aplicación ( para que abra excel)
2. Y luego marcamos cabecera columna
y listo ya tenemos nuestra estructura en excel...
Ahora podemos como anunciábamos previamente intentar conocer esta estructura para esto debemos ordenar la información en forma horizontal, con el fin de dejar como cabecera de columna la especificaciones de la estructura del archivo para que quede mas claro vamos a copiar y pegar en otra hoja pero trasponiendo los datos... entonces:
- Ordenar y entender el archivo de estructura de importación de transacciones. Como se aprecia en la imagen anterior existen 4 columnas las que son columna( número de columna), descripción, tipo y largo. La columna hace referencia al numero de columna de la plantilla en este caso 59, la descripción hace mención al concepto de la columna o su titulo, el tipo determina los datos permitidos los cuales pueden ser texto o numérico (solo números) y finalmente el largo corresponde a la cantidad de caracteres que soporta cada columna. Al exportar los datos a excel en algunos casos los títulos quedan corridos por lo cual estos se debe ordenar en este caso se debe cortar y pegar a la izquierda el titulo del "Largo".
2. Luego se debe copiar
3. Pegado especial en un libro nuevo
4. Pegado especial valores y trasponer, para que los datos cambien de dirección en este caso de vertical a horizontal y luego aceptar.
5. Luego de pegar los datos rellenamos de color en este caso amarillo
Con el relleno quedaría...
6. Y ultimo detalle seria inmovilizar columnas en la pestaña vista de excel para no perder de vista nunca la cabecera
entonces la plantilla final seria
7. Ahora intentaremos entender como se cargan los datos. Para esto revisaremos las primeras columnas de la plantilla de importación de transacciones
En este caso las 4 primeras columnas corresponden al plan de cuentas tipo texto con un largo máximo de 18 caracteres, el monto al debe tipo numérico, monto al haber tipo numérico y la descripción o glosa del movimiento de tipo texto con largo máximo de 60 caracteres. Supongamos que se va a importar a softland el registro contable de cobro de cliente en efectivo cuyo registro seria caja (1-1-01-01) a clientes (1-1-04-01), específicamente 10 facturas canceladas todas por $100.000 cada una, el registro seria:
Hacia la derecha hay más información que se debe llenar y que va a depender de la configuración realizada en el plan de cuenta de cada cuenta contable en particular lo cual sera profundizado en un post posterior ya que el objeto de este post era conocer la plantilla de importación de transacciones y que espero se haya cumplido a cabalidad.
Les dejo el siguiente links de descarga del archivo.
https://drive.google.com/open?id=1b9oJEs_c_Kc2HOpjkfXJ7L-GLef-qaqr
