Como crear la plantilla de importacion de transacciones de excel a Softland

Hoy en día casi todos los ERP y sistemas contables manejan la opción de exportar a excel, es por esto que en consecuencia muchos de los análisis de cuentas contables se realizan también en excel.  Es super poco productivo tener que digitar en softland ( o en cualquier sistema) lo datos ya revisados en excel, por lo cual es muy importante aprender a ocupar la herramienta de captura de datos que posee softland que ademas de permitir capturar transacciones, también permite capturar aperturas y auxiliares de clientes y proveedores.  A continuación explicamos los pasos a seguir:

Seleccionar en el Menú procesos\captura de datos la opción transacciones.

y luego ...

Seleccionar el botón estructura de archivo para poder "conocer" el formato que reconoce Softland.

En este paso intentaremos comprender la estructura del archivo  y lo exportaremos a excel para poder ordenar la información.

Lo primero es exportar a excel este reporte, para esto como siempre hay que ir al botón que parece sobre  y luego se deben seleccionar las siguientes opciones:

1. Seleccionar excel 5 extendido y aplicación ( para que abra excel)2. Y luego marcamos cabecera columna

y listo ya tenemos nuestra estructura en excel...

Ahora podemos como anunciábamos previamente intentar conocer esta estructura para esto debemos ordenar la información en forma horizontal, con el fin de dejar como cabecera de columna la especificaciones de la estructura del archivo para que quede mas claro vamos a copiar y pegar en otra hoja pero trasponiendo los datos... entonces:

1. Ordenar y entender el archivo de estructura de importación de transacciones.  Como se aprecia en la imagen anterior existen 4 columnas las que son columna( número de columna), descripción, tipo y largo.  La columna hace referencia al numero de columna de la plantilla en este caso 59, la descripción hace mención al concepto de la columna o su titulo, el tipo determina los datos permitidos los cuales pueden ser texto o numérico (solo números) y finalmente el largo corresponde a la cantidad de caracteres que soporta cada columna.  Al exportar los datos a excel en algunos casos los títulos quedan corridos por lo cual estos se debe  ordenar en este caso se debe cortar y pegar a la izquierda el titulo del "Largo".
   

2. Luego se debe copiar

3. Pegado especial en un libro nuevo

4. Pegado especial valores y trasponer, para que los datos cambien de dirección en este caso de vertical a horizontal y luego aceptar.

5.  Luego de pegar los datos rellenamos de color en este caso amarillo

Con el relleno quedaría...

6. Y ultimo detalle seria inmovilizar columnas en la pestaña vista de excel para no perder de vista nunca la cabecera

entonces la plantilla final seria

7. Ahora intentaremos entender como se cargan los datos.  Para esto revisaremos las primeras columnas de la plantilla de importación de transacciones

En este caso las 4 primeras columnas corresponden al plan de cuentas tipo texto con un largo máximo de 18 caracteres, el  monto al debe tipo numérico, monto al haber tipo numérico y  la descripción o glosa del movimiento de tipo texto con largo máximo de 60 caracteres.  Supongamos que se va a importar a softland el registro contable de cobro de cliente en efectivo cuyo registro seria caja (1-1-01-01) a clientes (1-1-04-01), específicamente 10 facturas canceladas todas por $100.000 cada una, el registro seria:

Hacia la derecha hay más información que se debe llenar y que va a depender de la configuración realizada en el plan de cuenta de cada cuenta contable en particular lo cual sera profundizado en un post posterior ya que el objeto de este post era conocer la plantilla de importación de transacciones y que espero se haya cumplido a cabalidad.

Les dejo el siguiente links de descarga del archivo.
https://drive.google.com/open?id=1b9oJEs_c_Kc2HOpjkfXJ7L-GLef-qaqr 

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Como configurar el proceso de diferencia de cambio en softland ERP en forma correcta

El sistema de contabilidad ERP de softland tiene incorporado el proceso de diferencia de cambio dentro de sus funcionalidades.  El problema es que muy pocas personas saben configurarlo de forma correcta y así aprovechar su enorme ventaja y ahorro de tiempo.   

¿Ahora que es al diferencia de cambio y como se cálcula?- es muy importante comprender esto antes de conocer el proceso en softland.

La diferencia de cambio se ocasiona cuando hay cuentas contables en otras monedas como por ejemplo una cuenta bancaria en dólar  Al llevar la contabilidad en pesos se debe actualizar este banco al tipo de cambio de cierre , es decir,si mi saldo en dolares de mi banco son usd 2.316,23 y el tipo de cambio (tc) de cierre es $710.16 (ver imagen tc SII), el valor contable en pesos actualizado debe ser $1.644.894 (usd 2.316,23 * $710.16) y la diferencia para este llegar a este valor es diferencia de cambio(utilidad o pérdida según corresponda).

Entonces el calculo y registro de la diferencia de cambio sería (suponiendo un saldo contable previo $1.500.000) $1.644.894-$1.500.000=$144.894 y su registro:

Banco X en dólar      144.894
 a
                     Diferencias de cambio 144.894.

Bueno este cálculo y registro es lo que hace precisamente softland en forma automática, para todas la partidas que en el plan de cuentas fueron configuradas como cuentas que manejan moneda adicional.

A continuación presento el siguiente vídeo que he preparado sobre el proceso de diferencia de cambio.

Favor si les sirvió dejen sus comentarios y si necesitan ayuda con softland escriban en el formulario de contacto que se encuentra en la barra lateral derecha.  Nos vemos en el próximo post.

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Atributos del Plan de Cuentas: Entendiendo los auxiliares contables en Softland

El atributo maneja auxiliar debe estar activado cuando dicha cuenta maneja RUT o DNI como se le identifica en algunos otros países.   Generalmente las cuentas que manejan RUT están asociadas a documentos como facturas, contratos de leasing, contratos de trabajo, contratos de seguros, etc.

Es decir si le doy un anticipo a un empleado es en virtud de un contrato de trabajo por lo cual debo identificar a que empleado le estoy anticipando parte de su remuneración y  le asigno a la cuenta contable anticipo de remuneraciones o anticipo de trabajador la opción que maneja auxiliar.  Una buena práctica es configurar el plan de cuentas para las cuentas que manejan RUT tambien controlen documento activando la opción que controla documentos con el fin de obligar al usuario a siempre asignar un documento y que el sistema lo pueda controlar,esto para poder emitir reportes "limpios" cuyo calce lo realize el sistema en forma automática.  Para esto se debe crear un documento generico como por ejemplo otros (OT),para poder luego sacar un informe de la cuenta anticipo trabajadores por RUT solo partidas pendientes ya que internamente el sistema fue calzando.   

¿Que es calzar?  Calzar es eliminar las partidas coincidentes cuya suma es cero, por ejemplo:

Se da en el día 10 un anticipo por $150.000 al RUT 1-9 y lo registramos en el documento OT, su registro es:

Egreso: Pago anticipo remuneraciones

Anticipo trabajadores          OT    10       1-9                      150.000

    Banco                                TB   10                                                150.000       

A fin de mes se procesan las remuneraciones y se centraliza el libro de remuneraciones:

Traspaso: Centralización de libros de remuneraciones 

Sueldos                                                                            2.000.000 

Instituciones de Previsión por pagar                                                 400.000

Anticipo trabajadores         OT   10     1-9                                         150.000

Remuneraciones por Pagar  OT   30   2-7                                          950.000

Remuneraciones por Pagar  OT   30   1-9                                          500.000    

Si la cuenta anticipo remuneraciones la creamos solo con RUT y no con control de documentos siempre me va aparecer el histórico, es decir, todos los movimientos en cuyo caso para realizar el análisis de partidas pendientes debería realizar los cruces en forma manual.   En cambio cuando configuramos la cuenta con auxiliar y control de documentos el cruce lo realiza el sistema y en este caso el informe de auxiliares me daría cero.

Es cero ya que para el sistema el debe es positivo y haber es negativo, entonces:

El sistema dice en el egreso       OT,10,1-9 ,$150.000

                          en el traspaso    OT,10,1-9,($150.000)

Es igual a                                    OT,10,1-9,$0

por lo cual no lo muestra en el informe de partidas pendientes de auxiliares, lo que es muy util en la medida que las cuentas van teniendo movimiento.

Cualquier duda favor dejanos tu comentario, lo responderemos a la brevedad.

   

      

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Como subir el plan de cuentas en archivo plano (parte práctica)

Estimados blogeros a continuación les presento la explicación práctica de como poder subir el plan de cuentas de tu empresa en formato plano, ahorrando muchooooo  tiempo.

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Como subir el plan de cuentas en archivo plano, parte 1 exportación de la estructura

Para poder importar el plan de cuentas lo primero que se debe hacer es conocer su estructura para esto softland mismo nos indica su estructura.

Para esto debes ir al menú de procesos, captura de datos y captura de plan de cuentas, para finalmente pulsar en estructura.  

 Una buena práctica es exportar este archivo a excel 

Para esto debemos seleccionar la opción de exportar   y luego la versión la ultima versión de excel disponible que es la 5.0 (ver imagen arriba).

y luego obtenemos el archivo excel

Como se puede apreciar, este archivo nos señala los campos necesarios, su formato y largo de caracteres.  En la segunda parte veremos como trabajar este archivo hasta transformarlo en un archivo de texto compatible con softland.

Si te sirvió esta información comparte y comenta , también si tienes dudas solo consulta.

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Desarrollo de Interfaces tipo ERP

Nuestra empresa esta formada por profesionales tanto del área contable como del área informática con el fin de entregar soluciones de calidad. Uno de los trabajos que mas no solicitan  son la automatización de procesos específicamente que dice relación con la gestión de la empresa todo vinculado con la contabilidad.

Por ejemplo nos llama un cliente y nos dice que necesita tener un control mas detallado de su proceso productivo ya que pierde el control de su costo ya que su ERP no maneja armado de productos o el armado(recetas: cuando de uno o mas productos genero otro producto) no es suficiente.  Nos ponemos en contacto con El y agendamos una reunión y vamos primero a ver su proceso interno de manejo en este caso del inventario.  Y evaluamos si es un problema de desconocimiento del ERP, de procedimientos internos o ambos, en tal caso proponemos las mejoras necesarias como capacitación del ERP o creación de procedimientos ente otras soluciones.

Si el problema es que efectivamente se necesita un desarrollo de una aplicación que solucione el problema de costeo y que maneje la creación de recetas como lo requiere la empresa, la creamos en la plataforma que le acomode a la empresa, ya sea web o escritorio y que se conecte con el modulo contable y de inventario.   La idea no es competir con los sistemas sino compartir agregando el eslabón que se necesite. 

Aprovecha la evaluación sin costo y si te interesa automatizar tu empresa para los meses de Enero y Febrero ofrecemos un 10% de descuento por proyecto.   Solicita una reunión en el formulario de contacto que esta a la derecha del blog. 

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Como tener un ERP a medida, cuando no maneja todo lo que tu empresa necesita

Los ERP en general son software que abarcan una gran generalidad de empresas, pero hay una gran cantidad de negocios que no quedan totalmente cubierto, es decir, hay partes del negocio que no se pueden controlar con el ERP debido a su particularidad.   A modo de ejemplo en una clínica o un centro de atención medica el ciclo comienza con la solicitud de una hora médica la cual luego se transformara en un venta de bono, bono que en una parte recaudara en efectivo y la otra se tendrá una cuenta por cobrar a la institución respectiva. Como se resuelve esta situación generalmente se tiene una agenda con su respectivo control de ingresos que son aparte de contabilidad, por lo cual se cae en duplicidad de tareas ya que se llevan dos controles por separado el de la agenda y el de la contabilidad.

Para una administración eficiente de negocios que no pueden ser administrado en su totalidad por un ERP es importante que dicho ERP tenga un motor de datos de SQL, para que este puede conversar con algún desarrollo de interface que es la solución mas eficiente para administrar negocios con características particulares como el ejemplo de la clínica.  Volviendo al ejemplo de la clínica una solución eficiente seria hacer un desarrollo de una interfaces que se una especie de recipiente en la cual se puedan copiar o extraer la información de la agenda y específicamente  las venta de bonos y traspasar estos datos formateados al ERP en forma automática y en linea ( se puede definir el tiempo) y así evitar la duplicidad de tarea.

Así como el ejemplo de la clínica hay una serie de sectores que necesitan un control aleatorio en cuyos casos se llega a tener un doble o incluso triple control generando grandes gastos fijos.

Nuestra experiencia en ERP sobretodo Softland y nuestra formación contable nos hace estar plenamente capacitados para poder automatizar procesos de forma exitosa.  Si necesitas evaluar alguna automatización en tu empresa nos puedes contactar en formulario que se encuentra a la derecha del blog o escribirnos a wfernandezc@gmail,com y nos contactaremos contigo y realizaremos sin costo la evaluación del proceso que deseas automatizar.

Lo importante es que los flujos de información sean fluidos y conectados con la contabilidad con el fin de contar con una contabilidad siempre fresca, sobretodo en lo que respecta a la información del margen bruto de tu negocio ya que los gastos son generalmente fácilmente identificables.  Es por eso que si ves un cuello de botella en el corazón de tu empresa necesitas buscar alguna solución y la automatización a través de interfaces puede ser una interesante opción. 

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Softland Contabilidad ERP: Para configurar el módulo de contabilidad, lo primero es...

Lo primero que debes hacer para configurar correctamente el módulo de contabilidad de softland es configurar los parámetros del sistema.  En este menú entre otras cosas vas a configurar si necesitas manejar en tu empresa linea de negocio, centros de costos, conectar con modulo presupuesto, conciliación bancaria, si vas a realizar las diferencias de cambio, etc; también definirás en este menú el periodo contable, la codificación del plan de cuentas y centros de costos y las cuentas de cuadre.

Para esto es necesario que sepas muy bien lo que vas hacer ya que deberás saber cuantos nivel tendrá tu plan de cuentas y tus centros de costos.

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Softland Pyme Sueldos: Como configurar la gratificación legal

Lo importante para poder crear o modificar cualquier haber, descuento o parámetro en softland sueldos es saber como encontrar su configuración actual y así poder corregirlo,por ejemplo debo modificar la formula del calculo de la gratificación ya que esta solo me considera el sueldo base y debo agregar las horas extras, es decir, decirle a softland sueldo que el calculo del 25% de gratificación debe considerar el sueldo base más las horas extras cuando las haya por 25% , siempre y cuando este no sea mayor a el tope legal. 

Para esto vamos a ir a modelo de cálculo:

Y buscar la gratificación,  Debemos tener presente que para softland existen constantes y variables y dentro de las variables hay haberes cuya codificación parte con H001, descuentos D001 y parametros P001.   Los haberes y descuentos se conforman con formulas que contiene parametros, mejor vamos a la práctica... ubiquemos la gratificación y luego vamos a su configuración con la opción modificar:

y luego entramos a la definición de la variable gratificación legal..

Como podemos apreciar tenemos el H002 gratificación legal, cuya fórmula dice algo así como; Si P027 de mayor a H053 entonces H053 de lo contrario P027.   Vamos por parte debemos conocer el parametro 27 (P027) y haber 53 (H053). Para esto volvemos al modelo de cálculo y revisamos estas variables.  El P027= tope de gratificación y el H053= gratificacion 25% que es la variable a modificar ya que solo incorpora el sueldo base por 25%.    Si leemos la formula nuevamente seria; Si el tope de la gratificación es mayor al gratificación 25% entonces el tope de lo contrario el 25%.  Ahora bien debemos corregir la variable 25% para solucionar nuestro problema de cálculo.

Como podemos apreciar solo se multiplica la variable sueldo base (H001) por el 25% (0.25) y debemos agregar la variable horas extras y quedaría así:

Y ahora solo nos queda reprocesar  los sueldos y comprobar el nuevo calculo de la gratificación.

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