Como subir el plan de cuentas en archivo plano, parte 1 exportación de la estructura

Para poder importar el plan de cuentas lo primero que se debe hacer es conocer su estructura para esto softland mismo nos indica su estructura.

Para esto debes ir al menú de procesos, captura de datos y captura de plan de cuentas, para finalmente pulsar en estructura.  

 Una buena práctica es exportar este archivo a excel 

Para esto debemos seleccionar la opción de exportar   y luego la versión la ultima versión de excel disponible que es la 5.0 (ver imagen arriba).

y luego obtenemos el archivo excel

Como se puede apreciar, este archivo nos señala los campos necesarios, su formato y largo de caracteres.  En la segunda parte veremos como trabajar este archivo hasta transformarlo en un archivo de texto compatible con softland.

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Desarrollo de Interfaces tipo ERP

Nuestra empresa esta formada por profesionales tanto del área contable como del área informática con el fin de entregar soluciones de calidad. Uno de los trabajos que mas no solicitan  son la automatización de procesos específicamente que dice relación con la gestión de la empresa todo vinculado con la contabilidad.

Por ejemplo nos llama un cliente y nos dice que necesita tener un control mas detallado de su proceso productivo ya que pierde el control de su costo ya que su ERP no maneja armado de productos o el armado(recetas: cuando de uno o mas productos genero otro producto) no es suficiente.  Nos ponemos en contacto con El y agendamos una reunión y vamos primero a ver su proceso interno de manejo en este caso del inventario.  Y evaluamos si es un problema de desconocimiento del ERP, de procedimientos internos o ambos, en tal caso proponemos las mejoras necesarias como capacitación del ERP o creación de procedimientos ente otras soluciones.

Si el problema es que efectivamente se necesita un desarrollo de una aplicación que solucione el problema de costeo y que maneje la creación de recetas como lo requiere la empresa, la creamos en la plataforma que le acomode a la empresa, ya sea web o escritorio y que se conecte con el modulo contable y de inventario.   La idea no es competir con los sistemas sino compartir agregando el eslabón que se necesite. 

Aprovecha la evaluación sin costo y si te interesa automatizar tu empresa para los meses de Enero y Febrero ofrecemos un 10% de descuento por proyecto.   Solicita una reunión en el formulario de contacto que esta a la derecha del blog. 

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Como tener un ERP a medida, cuando no maneja todo lo que tu empresa necesita

Los ERP en general son software que abarcan una gran generalidad de empresas, pero hay una gran cantidad de negocios que no quedan totalmente cubierto, es decir, hay partes del negocio que no se pueden controlar con el ERP debido a su particularidad.   A modo de ejemplo en una clínica o un centro de atención medica el ciclo comienza con la solicitud de una hora médica la cual luego se transformara en un venta de bono, bono que en una parte recaudara en efectivo y la otra se tendrá una cuenta por cobrar a la institución respectiva. Como se resuelve esta situación generalmente se tiene una agenda con su respectivo control de ingresos que son aparte de contabilidad, por lo cual se cae en duplicidad de tareas ya que se llevan dos controles por separado el de la agenda y el de la contabilidad.

Para una administración eficiente de negocios que no pueden ser administrado en su totalidad por un ERP es importante que dicho ERP tenga un motor de datos de SQL, para que este puede conversar con algún desarrollo de interface que es la solución mas eficiente para administrar negocios con características particulares como el ejemplo de la clínica.  Volviendo al ejemplo de la clínica una solución eficiente seria hacer un desarrollo de una interfaces que se una especie de recipiente en la cual se puedan copiar o extraer la información de la agenda y específicamente  las venta de bonos y traspasar estos datos formateados al ERP en forma automática y en linea ( se puede definir el tiempo) y así evitar la duplicidad de tarea.

Así como el ejemplo de la clínica hay una serie de sectores que necesitan un control aleatorio en cuyos casos se llega a tener un doble o incluso triple control generando grandes gastos fijos.

Nuestra experiencia en ERP sobretodo Softland y nuestra formación contable nos hace estar plenamente capacitados para poder automatizar procesos de forma exitosa.  Si necesitas evaluar alguna automatización en tu empresa nos puedes contactar en formulario que se encuentra a la derecha del blog o escribirnos a wfernandezc@gmail,com y nos contactaremos contigo y realizaremos sin costo la evaluación del proceso que deseas automatizar.

Lo importante es que los flujos de información sean fluidos y conectados con la contabilidad con el fin de contar con una contabilidad siempre fresca, sobretodo en lo que respecta a la información del margen bruto de tu negocio ya que los gastos son generalmente fácilmente identificables.  Es por eso que si ves un cuello de botella en el corazón de tu empresa necesitas buscar alguna solución y la automatización a través de interfaces puede ser una interesante opción. 

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Softland Contabilidad ERP: Para configurar el módulo de contabilidad, lo primero es...

Lo primero que debes hacer para configurar correctamente el módulo de contabilidad de softland es configurar los parámetros del sistema.  En este menú entre otras cosas vas a configurar si necesitas manejar en tu empresa linea de negocio, centros de costos, conectar con modulo presupuesto, conciliación bancaria, si vas a realizar las diferencias de cambio, etc; también definirás en este menú el periodo contable, la codificación del plan de cuentas y centros de costos y las cuentas de cuadre.

Para esto es necesario que sepas muy bien lo que vas hacer ya que deberás saber cuantos nivel tendrá tu plan de cuentas y tus centros de costos.

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Softland Pyme Sueldos: Como configurar la gratificación legal

Lo importante para poder crear o modificar cualquier haber, descuento o parámetro en softland sueldos es saber como encontrar su configuración actual y así poder corregirlo,por ejemplo debo modificar la formula del calculo de la gratificación ya que esta solo me considera el sueldo base y debo agregar las horas extras, es decir, decirle a softland sueldo que el calculo del 25% de gratificación debe considerar el sueldo base más las horas extras cuando las haya por 25% , siempre y cuando este no sea mayor a el tope legal. 

Para esto vamos a ir a modelo de cálculo:

Y buscar la gratificación,  Debemos tener presente que para softland existen constantes y variables y dentro de las variables hay haberes cuya codificación parte con H001, descuentos D001 y parametros P001.   Los haberes y descuentos se conforman con formulas que contiene parametros, mejor vamos a la práctica... ubiquemos la gratificación y luego vamos a su configuración con la opción modificar:

y luego entramos a la definición de la variable gratificación legal..

Como podemos apreciar tenemos el H002 gratificación legal, cuya fórmula dice algo así como; Si P027 de mayor a H053 entonces H053 de lo contrario P027.   Vamos por parte debemos conocer el parametro 27 (P027) y haber 53 (H053). Para esto volvemos al modelo de cálculo y revisamos estas variables.  El P027= tope de gratificación y el H053= gratificacion 25% que es la variable a modificar ya que solo incorpora el sueldo base por 25%.    Si leemos la formula nuevamente seria; Si el tope de la gratificación es mayor al gratificación 25% entonces el tope de lo contrario el 25%.  Ahora bien debemos corregir la variable 25% para solucionar nuestro problema de cálculo.

Como podemos apreciar solo se multiplica la variable sueldo base (H001) por el 25% (0.25) y debemos agregar la variable horas extras y quedaría así:

Y ahora solo nos queda reprocesar  los sueldos y comprobar el nuevo calculo de la gratificación.

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